Početno stanje, popis i otpis

Početnim stanjem unosite robu sa kojom počinjete robno knjigovodstvo i ispravljate stanje posle popisa. Otpisom skidate sa stanja robu koja je oštećena, istekla ili nestala. Oba dokumenta deluju tek kada ih proknjižite (vidi Promet robe → Nacrt, knjiženje i rasknjižavanje).

Dostupnost

Stranice Početno stanje robe i Otpis robe postoje kada objekat vodi robno knjigovodstvo. Otpis robe traži dozvolu Otpis robe, a Početno stanje robe dozvole Početno stanje robe i Otpis robe. Bez dozvole Otpis robe stranica se otvara, ali se lista ne učitava.

Šta želite da uradite?

Situacija	Radnja
Počinjete robno knjigovodstvo i unosite robu ručno	Prvo početno stanje
Artikli već imaju količine i cene, pa ih samo prenosite	Automatsko početno stanje
Imate mnogo artikala i radije unosite u Excel-u	Izvoz i uvoz u Excel
Prebrojali ste robu	Popis
Roba je oštećena, istekla ili je nema	Otpis robe

Kako početno stanje deluje

Početno stanje postavlja stanje svakog artikla sa dokumenta na unetu količinu i daje mu prodajnu i nabavnu cenu sa dokumenta. Od tog trenutka stanje se računa ovako: količina sa poslednjeg proknjiženog početnog stanja, plus kalkulacije, minus otpisi i prodaja, plus povraćaji.

Količine sa početnog stanja važe od početka dana koji je upisan kao datum dokumenta — sva prodaja tog dana oduzima se od njih. Novo početno stanje ne briše stara: ono samo postaje nova polazna tačka za artikle koje sadrži.

U novom objektu sa robnim knjigovodstvom roba nema ni stanje ni cenu dok ne proknjižite prvo početno stanje ili kalkulaciju: roba koja se prodaje, a koju dodate ručno ili uvezete iz fajla, dobija prodajnu cenu, stanje i nabavnu cenu 0 (vidi Artikli → Uvoz artikala iz Excel tabele). Ako je objekat ranije radio bez robnog knjigovodstva, artikli zadržavaju dotadašnje količine i cene, pa od njih možete napraviti automatsko početno stanje.

Prvo početno stanje

1. U meniju izaberite Promet robe → Početno stanje robe i kliknite DODAJ. Otvara se dokument Početno stanje u statusu NACRT.
2. U delu Podaci o dokumentu proverite Datum i Broj (predložen, na primer 26/1). Opis nije obavezan.
3. Kliknite + DODAJ STAVKU (ili pritisnite =). Otvara se prozor Dodaj stavku.
4. U polju Artikal potražite artikal i kliknite na njega. U pretrazi je samo roba (bez usluga i artikala sačinjenih od sastojaka), a artikal mora imati poresku stopu — artikal bez nje se ne može izabrati. Ikonica + pored polja otvara obrazac za novi artikal (vidi Artikli).
5. Proverite Količina — aplikacija upisuje trenutno stanje artikla, ako nije negativno. Upišite stvarnu količinu.
6. Proverite Nabavna cena i Prodajna cena (sa PDV-om ili bez — drugo polje se računa samo). Aplikacija ih upisuje iz podataka artikla. Sve četiri cene su obavezne i moraju biti veće od nule. Nabavna i prodajna vrednost računaju se same.
7. Kliknite SAČUVAJ I SLEDEĆA i ponovite za ostale artikle, a za poslednji kliknite SAČUVAJ.
8. Kliknite PROKNJIŽI (ili SAČUVAJ, ako ćete knjižiti kasnije).

Prozor Dodaj stavku: cene se popunjavaju iz artikla, vrednosti se računaju same

Početno stanje sa stavkama, pre knjiženja

Posle knjiženja stanje i cene artikala sa dokumenta važe odmah, i na kasama. Sve artikle unesite na jedan dokument — nije potreban poseban dokument za svaki artikal.

Kada je izabrani artikal sastojak, prozor podseća: „Prilikom unosa sastojaka, unosite i njihove nabavne cene."

Automatsko početno stanje

Ako artikli u aplikaciji već imaju količine i cene, aplikacija može sama da napravi početno stanje od njih.

1. U Promet robe → Početno stanje robe otvorite meni ⋮ u zaglavlju i izaberite Automatski kreiraj na osnovu trenutnog lagera. Kada u izabranom periodu nema dokumenata, isto radi dugme KREIRAJ IZ LAGER LISTE u praznoj listi.
2. Aplikacija pravi novi dokument sa današnjim datumom, brojem u obliku 26/AUTO/1 i opisom „Automatsko početno stanje". Na njemu je sva roba koja ima poresku stopu (bez artikala sačinjenih od sastojaka), sa trenutnim stanjem i cenama.
3. Otvorite dokument klikom na red i proverite stavke. Ispravite količine i cene, ili ih ispravite u Excel-u (vidi Izvoz i uvoz u Excel).
4. Kliknite PROKNJIŽI.

Dokument se pravi kao nacrt i ne menja ništa dok ga ne proknjižite.

Pažnja

Pre knjiženja proverite stavke sa negativnom količinom (roba prodata, a nikad primljena) i upišite stvarnu količinu. Dokument napravite i proknjižite pre prve prodaje u danu: njegov datum je današnji, pa bi se današnja prodaja, koja je već uračunata u trenutno stanje, oduzela još jednom.

Lista početnih stanja

Lista prikazuje datum, da li je dokument proknjižen, broj, opis i nabavne i prodajne vrednosti sa PDV-om i bez. Pretraga traži po broju i opisu, a u FILTERI birate period. Meni ⋮ u redu nudi Štampaj (proknjiženo početno stanje), Pregled i Obriši (nacrt). Na pitanje „Trajno obriši početno stanje?" kliknite POTVRDI.

Izvoz i uvoz u Excel

Količine i cene na početnom stanju možete urediti u Excel-u i vratiti ih u dokument. Uvoz menja samo stavke koje već postoje na dokumentu.

1. Otvorite sačuvan dokument početnog stanja u statusu NACRT.
2. U meniju ⋮ u zaglavlju izaberite Izvezi. Preuzima se fajl beginning-inventory.xlsx sa kolonama Broj, Sifra, Barkod, Artikal, Stopa poreza, Količina, nabavnim i prodajnim cenama i vrednostima, i skrivenom kolonom ID.
3. U fajlu izmenite kolonu Količina (i, po potrebi, Nabavna cena i Prodajna cena). Kolone sa PDV-om i vrednostima su formule i računaju se same. Sačuvajte fajl.
4. U meniju ⋮ izaberite Uvezi. U prozoru Uvezi početno stanje robe izaberite fajl.
5. Ako želite da se preuzmu i cene iz fajla, označite Ažuriraj cene artikala.
6. Kliknite UVEZI.

Uvoz izmenjenog fajla u početno stanje

Aplikacija javlja „Početno stanje uspešno uvezeno." i prikazuje dokument sa novim vrednostima. Zatim ga proknjižite.

Pažnja

• Ne menjajte kolonu Artikal i ne brišite skrivenu kolonu ID — po njima se red povezuje sa stavkom. Red koji ne odgovara nijednoj stavci prekida uvoz („Artikal nije pronađen u početnom stanju.").
• Ne brišite poslednji red sa zbirovima: aplikacija poslednji red uvek preskače.
• Uvoz ne dodaje nove stavke i ne briše postojeće. Novi artikal prvo dodajte na dokument (+ DODAJ STAVKU).
• Negativne količine nisu dozvoljene („Postoje artikli sa negativnim količinama. Ispravite količine i pokušajte ponovo.").
• Uz Ažuriraj cene artikala sve četiri kolone cena moraju biti popunjene („Nedostaju kolone za cenu artikla.").
• Uvoz se primenjuje na poslednju sačuvanu verziju dokumenta. Ako dokument ima nesačuvane izmene, aplikacija pita „Odbaciti nesačuvane izmene?" — ODBACI I UVEZI ih odbacuje; da biste ih zadržali, prvo sačuvajte dokument.

Uvezi je dostupno samo za sačuvan nacrt, a Izvezi za svaki sačuvan dokument.

Popis

Popis znači da prebrojite svaki artikal na stanju i zapišete količine. Prebrojane količine unosite u aplikaciju kao novo početno stanje — od tog trenutka robno knjigovodstvo radi sa tim količinama, pa se ispravljaju i manjkovi i viškovi. Aplikacija nema poseban dokument za popis.

1. Pre prve prodaje u danu napravite automatsko početno stanje. Na njemu je knjigovodstveno stanje svake robe.
2. Izvezite ga (⋮ → Izvezi) i koristite fajl kao popisnu listu. Za samo brojanje možete koristiti i Excel izveštaja Lager lista iz Izveštaja o prometu (kolone Trenutno stanje, Popis i Razlika), ali taj fajl se ne može uvesti — prebrojane količine iz njega prepišite u kolonu Količina izvezenog početnog stanja.
3. Prebrojte robu i u kolonu Količina upišite prebrojane količine.
4. Uvezite fajl (⋮ → Uvezi) i proverite dokument.
5. Kliknite PROKNJIŽI.

Stanje svake robe sa dokumenta postaje prebrojana količina.

Pažnja

Popis završite i proknjižite istog dana kada ste napravili dokument, pre prve prodaje. Količine sa početnog stanja važe od početka njegovog datuma, pa prodaja izdata tog dana pre popisa bila bi oduzeta dva puta.

Kada nedostaje samo nekoliko artikala (lom, krađa, istek roka), umesto novog početnog stanja napravite otpis.

Otpis robe

Otpisom skidate sa stanja robu koja je oštećena, istekla, rashodovana ili nestala.

1. U meniju izaberite Promet robe → Otpis robe i kliknite DODAJ.
2. U delu Podaci o dokumentu proverite Datum i Broj, a u Opis upišite razlog otpisa (na primer „Otpis oštećene robe").
3. Kliknite + DODAJ STAVKU (ili pritisnite =) i izaberite Artikal. U pretrazi su roba koja ima stanje veće od nule i artikli sačinjeni od sastojaka; artikal bez poreske stope ne može se izabrati.
4. U polje Količina upišite koliko otpisujete. Prodajne cene i vrednosti u delu Cena artikla popunjavaju se same.
5. Kliknite SAČUVAJ (ili SAČUVAJ I SLEDEĆA za još artikala).
6. Kliknite PROKNJIŽI.

Otpis robe pre knjiženja

Posle knjiženja stanje otpisane robe se smanjuje. Za artikal sačinjen od sastojaka smanjuje se stanje njegovih sastojaka. U KEP-u se otpis vidi kao umanjenje zaduženja po prodajnoj vrednosti. RASKNJIŽI vraća robu na stanje.

Pažnja

Kada izaberete artikal, polje Količina se popunjava celim trenutnim stanjem artikla. Obavezno upišite količinu koju otpisujete — inače otpisujete svu robu tog artikla. Količina ne može biti veća od stanja (osim za artikal sačinjen od sastojaka), a artikal mora imati prodajnu cenu.

Lista otpisa prikazuje datum, da li je dokument proknjižen, broj, opis i prodajne vrednosti. U FILTERI birate period. Meni ⋮ u redu nudi Štampaj (proknjižen otpis), Pregled i Obriši (nacrt); na pitanje „Trajno obriši otpis robe?" kliknite POTVRDI.