E-otpremnice i e-prijemnice

Elektronskom otpremnicom (e-otpremnicom) prijavljujete kretanje robe u sistem elektronskih otpremnica Ministarstva finansija (u aplikaciji: CRF), a elektronskom prijemnicom (e-prijemnicom) potvrđujete koliko ste robe sa tuđe e-otpremnice primili. Dokumente pravite i šaljete u Administraciji, u grupi Promet robe; status svakog dokumenta stiže iz CRF-a.

Dostupnost

Samo u Srbiji, kada je za objekat uključena integracija E-Otpremnice: u Moj nalog → Integracije otvorite E-Otpremnice, uključite Aktivirano, unesite API ključ i kliknite SAČUVAJ (vidi Moj nalog → Integracije). Integracija se nudi ako je deo Vašeg ugovora; stavke se pojavljuju u meniju posle ponovne prijave ili osvežavanja stranice. Stranica E-Otpremnice traži dozvolu Otpremnice, a E-Prijemnice dozvolu Prijemnice. Robno knjigovodstvo nije uslov, ali u objektu sa robnim knjigovodstvom pretraga artikala na e-otpremnici ne nudi robu koja se prodaje — samo artikle koji se ne prodaju (sastojke) i artikle sačinjene od sastojaka.

Šta želite da uradite?

Situacija	Radnja
Prvi put povezujete Konty sa sistemom eOtpremnica	Povezivanje sa sistemom eOtpremnica
Šaljete robu kupcu ili u drugi objekat i to prijavljujete u CRF	Slanje e-otpremnice
CRF je odbio Vašu e-otpremnicu	Ispravka i ponovno slanje
Otpremu treba poništiti	Storniranje
Stigla je roba sa e-otpremnicom dobavljača	Prijem robe sa e-otpremnice
Kupac je poslao e-prijemnicu za Vašu e-otpremnicu	Prihvatanje ili odbijanje e-prijemnice

Povezivanje sa sistemom eOtpremnica

Konty šalje e-otpremnice u Vaše ime pomoću API ključa iz sistema eOtpremnica. To je poseban ključ — ključ za e-fakture (SEF) ovde ne važi.

1. Na portalu eOtpremnica (eotpremnica.efaktura.gov.rs) prijavite se preko eID-a — kvalifikovanim elektronskim sertifikatom ili ConsentID-jem — i izaberite firmu.
2. Ako na početnoj strani portala vidite polje eOtpremnica sa dugmetom Aktiviraj, kliknite na njega i potvrdite.
3. Otvorite API ključevi (u levom meniju, odnosno u podešavanjima naloga), izaberite aplikaciju eOtpremnica i kliknite Generiši. Ako je ključ već napravljen, prikazuje se njegova vrednost.
4. Kopirajte ključ i u Konty Administraciji otvorite Moj nalog → Integracije → E-Otpremnice: uključite Aktivirano, nalepite ključ u polje API ključ i kliknite SAČUVAJ.

Čuvajte API ključ kao lozinku. Portal i njegovi meniji su sistem Ministarstva finansija i mogu se promeniti — aktuelna uputstva su na portalu, u delu Instrukcije.

Pojmovi

Pojam	Značenje
Izlazna / Ulazna (kolona Tip)	Izlazni dokument ste napravili Vi; ulazni Vam je poslala druga strana.
Eksterni / Interni (kolona Tip dokumenta)	Eksterna e-otpremnica ide komitentu; interna u drugi objekat Vaše firme.
Stranka	Komitent kome šaljete robu, odnosno koji Vam je šalje.
Ref. dokument	Povezani dokument — kod e-otpremnice njena e-prijemnica. Klik na broj otvara taj dokument.

Slanje e-otpremnice

Pre slanja proverite da komitent (stranka) i prevoznik imaju u Komitentima uneti PIB, matični broj, adresu, opštinu, poštanski broj i državu — CRF bez njih odbija dokument.

1. U meniju izaberite Promet robe → E-Otpremnice i kliknite DODAJ. Otvara se stranica E-Otpremnica sa tri dela.
2. U delu Osnovne informacije unesite Broj. Datum je današnji i ne menja se.
3. Izaberite vrstu dokumenta:
   • Eksterni — u polju Stranka izaberite komitenta. Dugme sa lupom pored polja proverava da li je stranka registrovana u CRF-u („Stranka je registrovana u CRF sistemu" / „Stranka nije registrovana u CRF sistemu").
   • Interni — u polju Popuni iz objekta možete izabrati drugi objekat firme da se podaci upišu sami, pa popunite ili proverite Ime, PIB, Matični broj, Adresa, Opština, Poštanski broj i Država. Sva polja su obavezna.
4. Napomena nije obavezna.
5. U delu Detalji isporuke izaberite Način prevoza i popunite polja koja se pojave (tabela ispod). Procenjeni datum dostave je obavezan, a Datum otpreme nije (ne može biti pre datuma dokumenta).
6. U delu Artikli potražite artikal, unesite Količina (po potrebi Pomnoženo sa) i kliknite DODAJ. Ponovite za ostale artikle.
7. Kliknite SAČUVAJ.

Aplikacija čuva e-otpremnicu i odmah je šalje u CRF. Javlja „E-otpremnica uspešno sačuvana" i vraća se na listu, gde dokument ima status Poslato u CRF. Ako CRF odbije dokument odmah, aplikacija prikazuje upozorenje sa razlogom, a dokument dobija status Greška. Ako ga odbije kasnije, status Greška vidite posle klika na OSVEŽI (vidi Ispravka i ponovno slanje).

Način prevoza	Polja
Sopstveni prevoz	Registarski broj vozila
Prevoz primaoca	Registarski broj vozila
Prevoznik	Prevoznici (jedan ili više komitenata; u listi su samo komitenti sa unetim PIB-om, matičnim brojem, adresom, opštinom, poštanskim brojem i državom) i za svakog Registarski broj vozila (upisuje se iz podataka komitenta, ako postoji). Kada prevoznika ima više, za svakog i Mesto utovara i Mesto istovara.
Lično preuzimanje	Ime preuzimaoca, Prezime preuzimaoca, Tip dokumenta (Lična karta, Pasoš, Vozačka dozvola), Broj dokumenta
Lična dostava	Ime isporučioca, Prezime isporučioca, Tip dokumenta, Broj dokumenta

Opasne materije

Kada prevozite opasne materije, u delu Detalji isporuke označite Prevoz opasnih materija — pojavljuje se prvi red. Za svaki sledeći podatak kliknite DODAJ POLJE. U Naziv polja izaberite predlog (UN broj, Klasa opasnosti, Pakovanje – grupa opasnosti, Identifikacioni broj opasne materije) ili upišite svoj naziv, a u Vrednost podatak. Komentar nije obavezan. Ikonica X uklanja red.

Akcizna roba

Za artikal koji je akcizna roba kliknite ikonicu % („Akcizna roba") u redu stavke. Ispod stavke izaberite Akcizna kategorija i popunite polja te kategorije:

Akcizna kategorija	Polja
Duvan	Tip pakovanja (PAKLICA, BOKS, MASTERKEJS, PALETA) i Šifra robne marke
Kafa	Gramaža
Alkohol	Litraža
Naftni derivati	Gustina
Nikotinski proizvodi	Tip pakovanja (tekst)

Dok akcizni podaci nisu potpuni, SAČUVAJ nije dostupno („Popunite akcizne podatke za svaku akciznu stavku da biste sačuvali.").

Lista i statusi

Lista E-Otpremnice prikazuje Broj, Datum, Stranka, Tip, Tip dokumenta, Status i Ref. dokument. Klik na red otvara pregled dokumenta: stranku, prevoz, status, opasne materije i stavke sa akciznim podacima.

• OSVEŽI (pored FILTERI) preuzima iz CRF-a današnje promene: nove ulazne e-otpremnice i e-prijemnice i nove statuse dokumenata. Osveži u meniju ⋮ reda radi isto. Kliknite OSVEŽI kada očekujete novi dokument ili promenu statusa, i na kraju radnog dana.
• U FILTERI birate stranku, tip, tip dokumenta, status i period. Bez filtera lista prikazuje sve datume.
• IZVEZI preuzima Excel fajl sa dokumentima i njihovim stavkama.
• Meni ⋮ u redu uvek nudi Štampaj i Osveži, a ostale radnje zavise od statusa (opisane ispod).

Status	Značenje
Primljeno	Ulazna e-otpremnica je stigla iz CRF-a.
Poslato u CRF	Dokument je poslat, CRF ga još obrađuje.
Primljeno u CRF	CRF je registrovao dokument.
Prevoz u toku	Roba je na putu.
Prijem potvrđen	Primalac je potvrdio fizički prijem robe.
Završeno	CRF je zaključio promet po e-otpremnici.
Stornirano	Dokument je storniran.
Zaplenjena roba	Roba je zaplenjena.
Greška	CRF je odbio dokument ili slanje nije uspelo.

Ispravka i ponovno slanje

Dokument sa statusom Greška koji CRF nikada nije registrovao možete ispraviti, poslati ponovo ili obrisati. Meni ⋮ u redu tada nudi:

• Pošalji ponovo — šalje isti dokument još jednom (na primer posle prekida veze). Aplikacija javlja „E-otpremnica je ponovo poslata".
• Izmeni — otvara dokument; ispravite podatke i kliknite SAČUVAJ. Dokument se šalje ponovo („E-otpremnica je izmenjena i ponovo poslata").
• Obriši — na pitanje „Trajno obrisati ovu e-otpremnicu? CRF je nikada nije registrovao." kliknite POTVRDI.

Ako se pokaže da je CRF ipak prihvatio ili još obrađuje dokument, aplikacija odbija radnju („CRF je prihvatio ili još obrađuje ovaj dokument, pa ga više nije moguće ponovo poslati, izmeniti ni obrisati.") — kliknite Osveži da učitate status.

Storniranje

Registrovanu izlaznu e-otpremnicu poništavate storniranjem: u meniju ⋮ reda izaberite Storniraj i potvrdite pitanje „Da li ste sigurni da želite da stornirate ovu e-otpremnicu?". Dokument dobija status Stornirano. Isto radi i Storniraj za Vašu e-prijemnicu.

Prijem robe sa e-otpremnice

Kada Vam dobavljač pošalje robu sa e-otpremnicom, ona se pojavljuje u listi E-Otpremnice kao Ulazna posle klika na OSVEŽI. Prijem potvrđujete u dva koraka.

Potvrda prijema

1. Kada roba fizički stigne, u meniju ⋮ reda ulazne e-otpremnice izaberite Potvrdi prijem.
2. Na pitanje „Da li ste sigurni da želite da potvrdite fizički prijem robe?" kliknite POTVRDI.

E-otpremnica dobija status Prijem potvrđen.

E-prijemnica

E-prijemnicom javljate koliko ste robe primili, a koliko odbili.

1. U meniju ⋮ reda ulazne e-otpremnice sa statusom Prijem potvrđen izaberite Dodaj e-prijemnicu. (Ili u Promet robe → E-Prijemnice kliknite DODAJ i u polju Ulazna e-otpremnica izaberite e-otpremnicu — ponuđene su samo one sa potvrđenim prijemom, bez e-prijemnice.)
2. U delu Odabir otpremnice unesite Broj. Datum je današnji. Napomena nije obavezna.
3. U delu Detalji isporuke po želji unesite Datum prijema.
4. U delu Artikli su stavke sa e-otpremnice (deo Poslato). Za svaku proverite Sopstveni artikal — Vaš artikal kome stavka odgovara. Aplikacija ga sama pronalazi po artiklu ili šifri; ako ga nema, izaberite ga ili ga napravite ikonicom + („Kreiraj artikal").
5. U polju Primljeno je cela poslata količina. Ako ste deo odbili, promenite Primljeno ili Odbijeno — drugo polje se računa samo.
6. Kliknite SAČUVAJ.

E-prijemnica se čuva i šalje u CRF („E-prijemnica uspešno sačuvana"). SAČUVAJ nije dostupno dok svaka stavka nema svoj artikal („Svaka stavka mora imati vaš artikal: izaberite ga ili ga kreirajte pomoću +."). Za jednu e-otpremnicu postoji samo jedna e-prijemnica; ona se prikazuje u koloni Ref. dokument e-otpremnice.

Lista E-Prijemnice radi kao lista e-otpremnica (statusi Poslato u CRF, Primljeno u CRF, Primljeno, Prihvaćeno, Odbijeno, Stornirano, Greška). E-prijemnicu sa statusom Greška koju CRF nije registrovao ispravljate i šaljete ponovo isto kao e-otpremnicu; brisanjem se ulazna e-otpremnica oslobađa za novu e-prijemnicu.

Prihvatanje ili odbijanje e-prijemnice

Kada kupac pošalje e-prijemnicu za Vašu e-otpremnicu, ona se pojavljuje u listi E-Prijemnice kao Ulazna posle klika na OSVEŽI. U meniju ⋮ reda izaberite:

• Prihvati — na pitanje „Da li ste sigurni da želite da prihvatite ovu e-prijemnicu?" kliknite POTVRDI. Status postaje Prihvaćeno.
• Odbij — na pitanje „Da li ste sigurni da želite da odbijete ovu e-prijemnicu?" kliknite POTVRDI. Status postaje Odbijeno.

Uticaj na stanje

E-dokumenti menjaju stanje robe samo jednom, kada CRF javi završni status:

Dokument	Stanje robe
Izlazna eksterna e-otpremnica	Ne menja — roba izlazi računom ili e-fakturom.
Izlazna interna e-otpremnica	Smanjuje kada dobije status Završeno.
Vaša e-prijemnica za internu e-otpremnicu	Povećava kada dobije status Prihvaćeno.
Vaša e-prijemnica za eksternu e-otpremnicu	Povećava kada dobije status Prihvaćeno — samo u objektu bez robnog knjigovodstva. Sa robnim knjigovodstvom robu uvodite kalkulacijom.
Ulazne e-otpremnice i e-prijemnice	Ne menjaju — to su dokumenti druge strane.

Artikal sačinjen od sastojaka menja stanje svojih sastojaka.